Husk af få sparring på disse 4 områder, hvis din næste konference skal blive en succes

Konference kommer fra et latinsk ord med betydningen “at bringe sammen”.

Men det er ikke kun deltagerne, der bliver bragt sammen til en konference. Planlægningen og afviklingen af en konference ryster også arrangørerne sammen. En konference er en holdindsats, og sammensætningen af de rette personer og kompetencer er forudsætningen for en vellykket konference.

Men på hvilke områder har den rette sparring størst betydning for, om din konference bliver en succes? Hvornår skal du med andre ord altid huske at trække på dine kolleger eller andres input? Det fortæller eventkoordinater på Hotel Viking, [fornavn efternavn], her:

Lokationen
Konferencens geografiske placering, omgivelserne, forplejningen, toiletforholdene, servicepersonalet og stemningen – det hele skal hænge samme og har indflydelse på, hvordan en konference opleves af deltagerne. Når du overvejer placeringen af din konference, er det derfor vigtig, at du får tænkt ’hele vejen rundt’. Ved at tale med dine kolleger om lokationen for jeres kommende konference, får I sat konkrete ord på jeres forventninger – og det gør det meget lettere for konferencestedet at leve op til dem.

Indholdet
En konference bør derfor altid bestå af kvalitetsindhold, der gør en forskel for deltagerne. Men hvad vil det sige i praksis? Hvordan balancerer man de forskellige indholdstyper? Hvornår er der behov for seriøs envejskommunikation? Og hvornår er det tid til et kreativt sidespring? Det afhænger alt sammen af, hvem der afholder konferencen og hvilke deltagere, der møder op. Folk er forskellige og derfor er det afgørende, at trække på sparring, når det perfekte seriøse, kreative og afvekslende konferenceprogram skal planlægges.

Tidsplanen
Det er tidskrævende at stable en konference på benene, og det kan ofte komme som en overraskelse, hvor lang tid det tager at få alting klar i praksis. Der kan også være stor forskel på, hvordan de enkelte opgaver tidssættes af dig selv og dine kolleger. Træk på dine kollegers input, og lav en detaljeret plan med konservative tidsestimater for planlægningen og afviklingen af konferencen. Inddrag eventuel professionel hjælp og sparring, hvis I er det mindste i tvivl om, hvorvidt I selv har den nødvendige tid eller de fornødne ressourcer til at løse opgaverne. Det er meget nemmere at få hjælp i god tid, end når tidsplanen først er skredet, og kaos har indfundet sig.

Alt det praktiske
Meget kan planlægges på papiret, men en konference udspiller sig i den virkelige verden, og det kan være svært at få overblik over samtlige praktiske detaljer. Hvor kan man parkere? Virker teknikken? Hvordan finder deltagerne toilettet? Og hvordan sikre du dig, at du ALDRIG løber tør for kaffe? De fleste konferencesteder har ansat professionelle eventkoordinatorer, som tilbyder sparring og hjælp til alt det praktiske, så din konference kan afvikles gnidningsfrit. Tag en detaljeret tjekliste med når I mødes, og vær ikke bange for at spørge konkret ind til, hvordan I løser de enkelte detalje. Seriøse konferencesteder har stor respekt for seriøs planlægning, og når du trækker på sparring for professionelle, stiger sandsynligheden for, at din konference bliver en succes.

Du behøver ikke være ekspert for at afholde en succesfuld konference, men det hjælper. På Hotel Viking har vi stor erfaring med at skabe de perfekte rammer for møder, events og konferencer. Vi tilbyder professionel sparring og trygge rammer der sikrer, at dit arrangement kommer sikkert i mål.

Har du selv styr på din næste konference? Eller skal du have en hånd?

Du kan kontakte os og få hjælp til konferencen af vores ekspert, John Olesen.

Enten på mail jo@hotelviking.dk eller på telefon 40517311