Modtagerfokus, markedsføring og mikrofoner. 3 tips til en vellykket konference

Hvordan sikre du dig, at din konference hæver sig over gennemsnittet?

På Hotel Viking er vi eksperter i konferencer, og hvis du husker de 3 m’er, når du planlægger din næste konference, er du allerede godt på vej til, at din konference bliver en succes:

Modtagerfokus
Alt for mange konferencer planlægges med udgangspunkt i afsenderens behov. Resultatet er ofte et tætpakket program med uendelige slideshows, der videregiver mest mulig information på kortest mulig tid. Prøv i stedet at tage udgangspunkt i målgruppen for din konference, nemlig deltagerne. Hvad er deres forventninger til konferencen? Og hvordan kan du bedst muligt imødekomme dem? Som deltager i en konference forventer man, at det kan betale sig at deltage, og en konference bør derfor altid bestå af kvalitetsindhold, der gør en forskel for deltagerne. Sammensæt et program, der taler til deltagernes interesser, og hyr de bedste og mest interessante oplægsholdere. Resultatet er fokuserede, engagerede og glade konferencedeltagere, der husker konferencen længe efter, at du har sagt farvel.

Markedsføring
Når du markedsfører din konference, bør du tænke udover selve dagen. Tænk konferencen som et forløb og overvej, hvad deltagerne skal modtage før, under og efter. På den måde gør du konferencen til en helhedsoplevelse, der står stærkere i deltagernes bevidsthed. Ved at inddrage de sociale medier har du f.eks. mulighed for at kickstarte en diskussion af konferencens tema eller oplæg, og med et fast hashtag kan du sikre, at den løbende samtale om konferencen når bredere ud. Husk også at følge op på konferencen med manér. Som minimum bør konferencens emner, diskussioner og konklusioner præsenteres for deltagerne elektronisk i forlængelse af konferencen. En præsentation bør også indeholde kontaktinformationer på konferencens tovholder og oplægsholdere, så deltagerne har mulighed for at henvende sig med opfølgende spørgsmål eller input. Med seriøs opfølgning tager du konferencedeltagerne seriøst – og det vil de huske dig for.

Mikrofoner
En succesfuld konference kræver at samtlige elementer går op i en højere enhed, mens mindre succesfulde konferencer ofte skyldes, at små, men afgørende, detaljer bliver overset i planlægningsfasen. Tving dig selv til at gennemgå både konferencens indholdsdel og alt det praktiske på forhånd. Djævlen ligger i detaljen, og alt for mange oplæg er blevet ødelagt af trådløse mikrofoner, der løb tør for batteri. Måske virker en enkelt død mikrofon som et problem i småtingsafdelingen, men du kan være sikker på, at konferencens deltagere lægger mærke til det. Og da vi har en tendens til at huske fejlene, risikerer du, at det er netop den del af konferencen, som deltagerne husker længst. Planlæg din konference i detaljer og få eventuelt professionel hjælp til alt det praktiske.

Du behøver ikke være ekspert for at afholde en succesfuld konference, men det hjælper. På Hotel Viking har vi stor erfaring med at skabe de perfekte rammer for møder, events og konferencer. Vi tilbyder professionel sparring og trygge rammer der sikrer, at dit arrangement kommer sikkert i mål.

Har du selv styr på din næste konference? Eller skal du have en hånd?

Du kan kontakte os og få hjælp af vores konferenceekspert, John Olesen.

Enten på telefon 40517311 eller via mail på jo@hotelviking.dk