5 fejl du bør undgå, når du planlægger din næste konference

5 fejl du bør undgå, når du planlægger din næste konference

5 fejl du bør undgå, når du planlægger din næste konference

Hotel Viking har en masse erfaring med succes på møder og konferencer. Den erfaring vil vi godt bruge på at spille dig god. Derfor giver vi dig gode tips og råd, du kan bruge for at kommer perfekt i mål. God læselyst herfra.

 

Opskriften på en succesfuld konference er enkel: Når samtlige konferencens enkeltelementer går op i en højere enhed, er succesen i hus. Udfordringen er, at selv små fejl kan afføde kædereaktioner, der skæmmer hele din konference. Hvis du undgår følgende fem typiske fejl, er du dog godt på vej til at få succes med din konference:

1. Tidsnød 
Det er tidskrævende at stable en konference på benene, og det kan ofte komme som en overraskelse, hvor lang tid det tager at få alting klar i praksis. Lav derfor altid en detaljeret plan med konservative tidsestimater. Så undgår du at løbe stresset rundt, når de første deltagere ankommer.

2. Manglende gennemgang på lokaliteten
Meget kan planlægges på papiret, men en konference udspiller sig i den virkelige verden. Husk derfor altid at gennemgå planerne på selve lokaliteten for konferencen – gerne i samarbejde med stedets koordinator eller kontaktperson. På den måde bliver du opmærksom på eventuelle udfordringer, og du kan nå at finde tilfredsstillende løsninger i god tid inden afviklingen af konferencen.

3. Ingen nødplan
De fleste konferencer har en række kritiske punkter, som bare ikke må gå galt. Men uheldet kan være ude. Teknikken kan svigte, en oplægsholder kan meld sig syg eller den udendørs frokostbuffet kan drukne i regn. Det er svært at træffe de rigtige beslutninger, når man står i kaos til halsen, men med en velforberedt nødplan kan du løse problemerne effektivt og professionelt – hvis de opstår.

4. For få hænder
Man kan nemt undervurdere, hvor meget hjælp det faktisk kræver at afvikle en konference. Som tovholder har du måske det overordnede ansvar, mens din ordstyrer tager ansvaret for at indholdsdelen kommer i mål. Med hvad med alt det andet? Overvej nøje, hvor meget hjælp du har behov for. På Hotel Viking kan vi tilbyde en professionel koordinator, der tager ansvar for, at du kommer i mål med alt det praktiske.

5. Manglende pakkeliste
Du har i god tid valgt at investere i markedets mest eksklusive navneskilte, men en time før deltagerne ankommer, opdager du, at de er blevet glemt på kontoret. Med en detaljeret pakkeliste sikrer du, at du får det hele med fra kontoret til konferencestedet. Dobbelttjek listen når du pakker, så får du ro i sindet og mere tid til alt det andet, du skal nå.

 

 

Du behøver ikke være ekspert for at afholde en succesfuld konference, men det hjælper. På Hotel Viking har vi stor erfaring med at skabe de perfekte rammer for møder, events og konferencer. Vi tilbyder professionel sparring og trygge rammer der sikrer, at dit arrangement kommer sikkert i mål.

Har du selv styr på din næste konference? Eller skal du have en hånd? Vi kan hjælpe dig, for vi har eksperten. Når I kontakter os, kan i sparre med John Olesen, der har bred erfaring med at gøre jeres konference til en succes.

 

John Guldhammer Olesen

  • Salg og marketingchef
  • Mobil: 40517311
  • Mail: jo@hotelviking.dk

 

BOOK DIN NÆSTE KONFERENCE HER

Chat med os herChat her
Hotel Viking Aqua/ Spa & Wellness Resort
Vind et hotelophold for 2! Nyhedsbrev